Re-Pie Portföy

Acil ve Beklenmedik Durum Planı

1. AMAÇ

Acil ve Beklenmedik Durum Planı’nın amacı, Re-Pie Portföy Yönetimi A.Ş merkez ofis, şube ve irtibat bürolarının, acil ve beklenmedik durumlarda müşterilerine, aracı kurumlara, piyasa katılımcılarına, personeline, hissedarlara ve üçüncü taraflara karşı olan yükümlülüklerini yerine getirme koşullarını, yöntemlerini, prosedürlerini ortaya koymaktır.

Acil ve beklenmedik durum kapsamında değerlendirilecek doğal afetlerin oluşması halinde öncelik, personel ve müşterinin can güvenliğinin korunmasıdır. Dışarıdan hizmet alımı söz konusu olduğunda potansiyel riskler ve hizmetlerde aksama olması durumunda faaliyetlerin sürdürülebilmesi için uygulanacak eylem planı açıklanmaktadır.

2. TANIMLAR:

Kurul; Sermaye Piyasası Kurulu’nu,

Takasbank; İstanbul Takas ve Saklama Bankası A.Ş’yi,

MKK; Merkezi Kayıt Kuruluşu A.Ş.’yi,

Şirket; RE-PIE Portföy Yönetimi A.Ş’yi,

ABDP; Acil ve Beklenmedik Durum Planı’nı,

Merkez Dışı Örgütler; RE-PIE Portföy Yönetimi A.Ş., Acenta, Şube ve İrtibat Büroları

Saklama Kuruluşu; Müşteri varlıklarının saklandığı kuruluşu,

TTK; 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu’nu,
Müşteri; Bireysel Portföy Yönetim ve Yatırım Fonu Katılma Payı Pazarlama ve Dağıtım

Sözleşmesi çerçevesinde hizmet alan kişiler/kurumlar ile Yatırım Fonlarını ifade eder.

3. KAPSAM

Şirket’in faaliyetlerini ve çalışanlarının can ve mal güvenliğini tehlikeye düşürme ihtimali olan ve Şirket’in olağan çalışmasını kesintiye uğratabilecek ve/veya hizmet sunmasını engelleyebilecek acil ve beklenmedik durumlar;

• Doğal afetler (deprem, yangın, fırtına, sel, vb.), Faaliyetlerin sürdürüldüğü binalarda meydana gelen beklenmedik durumlar (yangın, patlama, su baskını, sistem odası klima arızası vb.),

Merkez ve Merkez dışı örgütler ile iletişimde uzun süreli bilgi işlem ve iletişim sistemleri kaynaklı kesintiler,
Şirket’in veya Şirket’e dışardan hizmet sağlayan kuruluşların bilgi işlem ve iletişim sistemlerinin çalışamaz hale gelmesi, izinsiz ve zarar verme amaçlı yapılan elektronik saldırılar, girişler ve virüsler
Finansal piyasalarda meydana gelebilecek beklenmedik durumlar nedeniyle işlemlerin durması, tahsilat ve ödeme sistemlerinin çalışmaması,
acil ve beklenmedik durumlar kapsamında yer alır. Şirketin merkez ofisi, şube ve irtibat bürolarında görevli tüm personel, bu plan kapsamında, kendi görev alanları ile ilgili işleyiş ve işlemlerin aksatılmadan yürütülmesinden sorumlu olup,Acil ve Beklenmedik bir durum halinde, oluşturulan plan dahilinde hareket etmesi sağlanır.
4. DAYANAK
Bu plan, Sermaye Piyasası Kurulu’nun 02.07.2013 tarih ve 28695 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Portföy Yönetim Şirketleri ve Bu Şirketlerin Faaliyetlerine İlişkin Esaslar Tebliği’nin (III-55.1)” 17 maddesi ile 19/7. maddesine dayanılarak düzenlenmiştir. Merkez ve Merkez dışı örgütler (irtibat büroları, şube, acenta v.b) ABDP kapsamında yer alır. Bu plan, Sermaye Piyasası Kurulu düzenlemelerine göre hazırlanmıştır.
5. ACİL VE BEKLENMEDİK DURUM KOMİTESİ
Planın etkili olarak uygulanabilmesi ve gerekli koordinasyonun sağlanmasından acil ve beklenmedik durum sorumlusu olarak Şirket’inGenel Müdürü Yardımcısı belirlenmiştir ve herhangi olağanüstü bir durumda personeli izinden çağırmak, geçici görevlendirme yapmak ve şirketin rutin faaliyetlerini sürdürmeye yönelik kararları alma konusunda tam yetkilidir. Mali İşler ve Fon Direktörü planın uygulanmasında acil ve beklenmedik durum sorumlusu vekili olarak belirlenmiştir.
Acil ve beklenmedik durum planının uygulanmasından sorumlu kişiler yönetim kurulu kararı ile belirlenir ve bu kişilerin ünvan ve iletişim bilgileri, Kurul, MKK, Takasbank ve Kurulca belirlenecek diğer kuruluşlara bildirilir. Planının uygulanmasından sorumlu kişilerin değişmesi durumunda yine sorumlu kişiler yönetim kurulunca atanacak ve bu kişilere ait unvan ile her türlü iletişim bilgileri Kurul, MKK, Takasbank ve Kurulca belirlenecek diğer kuruluşlara bildirilecektir.

6. ACİL VE BEKLENMEDİK DURUM İŞ AKIŞI

a) Finansal Tablo ve Mevcut Mevzuat Uyarınca Tutmakla Yükümlü Olunan Her TürlüKayıt ve Kıymetli Evrakın Saklanması

Şirketin genel merkezinde ve merkez dışı örgütlerinde gerçekleştirdiği faaliyetlerine ilişkin tüm muhasebe kayıt ve belgeleri, Şirket’in merkez ofisinde bulunan Finans ve Operasyon Birimi tarafından tutulur ve muhafaza edilir.

Şirket, mali tabloları ve mevcut mevzuat uyarınca tutmakla yükümlü olduğu her türlü kayıt ile kıymetli evrakı basılı olarak ve elektronik ortamda TTK’nın 82 nci maddesi uyarınca saklanacaktır.

Şirketin faaliyetinin aralıksız sürdürülebilmesine yönelik teknoloji altyapısının devamlılığının sağlanması için yedekleme sistemleri kullanılarak kritik verilerin şirketin yedekleme politikası çerçevesinde düzenli yedekleri alınmaktadır. Ayrıca müşteri varlıklarına ilişkin her türlü kayıt saklama hizmeti veren kuruluş tarafında saklanmakta ve yedeklenmektedir. Kayıtların zarar görmesi ya da kayıtlara erişilememesi durumunda sistem üzerinden tekrar üretilebilmesi mümkündür.

b) Şirket Faaliyetlerinin Sürdürülmesi

Bilgi işlem sistemlerinin devamlılığının sağlanmasına yönelik yedekleme Bursa DGN Veri Merkezi’nde bulunan sunucular üzerinden otomatik olarak yapılmaktadır. Sistemin ve tüm kayıtların yedekleri düzenli olarak alınmakta, herhangi bir acil ve beklenmedik durumdan etkilenmeyecek mesafede ve güvenli bir ortamda ilgili kanun ve mevzuat uyarınca saklanmaktadır

Şirket merkezi ve merkez dışı örgütleri herhangi bir acil durumda bilgi işlem desteğine erişebilecek durumdadır. Elektronik kayıt yedeklerinin saklanması en az beş yıl süreli olacaktır.

Doğal afetler, su baskını, patlama, terörist saldırılara karşın şirket merkezi ve merkez dışı örgütlerinin bulundukları bina yönetimleriyle koordineli güvenlik önlemlerinin alınması sağlanır.
Elektrik şebekesinde meydana gelecek herhangi bir kesintiye karşı şirket merkezi ve merkez dışı örgütlerinin bulunduğu binalara ait jeneratörlerin devreye girmesi ile iş sürekliliği sağlanır.Ayrıca elektrik kesinti ve dalgalanmalarında UPS aracılığıyla alternatif güç kaynağına geçiş otomatik olarak sağlanır.

Yangın olasılığını bertaraf etmek için şirket merkezinde ve merkez dışı örgütlerde yangın dedektörleri ve bu dedektörlere bağlı alarm sistemi kullanılır. Yangın alarm sistemi bina alarm sistemleri ile de entegre edilir.

Deprem, sabotaj, klima sorunları için bina yönetimleriyle koordineli güvenlik tedbirleri alınmıştır. Şirket merkez ofisinde giriş çıkışlarını kontrol altına almak için bina girişinde bulunan kartlı geçiş sistemine ek olarak, ofiste kartlı geçiş sistemi kullanılmaktadır. Ayrıca merkez ofisin olduğu binaya giriş çıkışlar, güvenlik kameraları tarafından kayıt altına alınmaktadır.

Şirketin internet erişimi Turknet üzerinden sağlanmaktadır. Alternatif olarak Türk Telekom internet hattı yedek olarak kullanıma hazır tutulmaktadır. Şirketin finansal veri sağlayıcıları Matriks’tir.

c) Operasyonel Risk Değerlendirmesi

Operasyonel riskler değerlendirildiğinde, 2. madde ile belirtilen altyapı sayesinde Şirket, Şirket merkez ve merkez dışı örgütlerin faaliyetlerini engelleyecek riskler asgari düzeye indirilmiştir. Mali anlamda Şirket ve müşterilerinin finansal varlıkları saklayıcı kuruluş ve varsa diğer finansal kurumlar nezdinde saklanmaktadır. İrtibat bürosunda ise muhasebe kaydı tutulmadığı için nakit para bulunmamaktadır. Bu şekilde mali riskler de asgari düzeye çekilmiştir. Plan düzenli olarak gözden geçirilerek, sistem testleri ve kontrolleri yapılarak faaliyetlerin sürekliliğinin sağlanması amaçlanmaktadır.

d) Hizmet Verilen Kişilerle Alternatif İletişim Kanallarının Tedariki ve Sürekliliğinin Sağlanması

Acil ve beklenmedik durumlarda, acil ve beklenmedik plan sorumlusu müşteriler ile iletişim kanallarının tedariği ve sürekliliğinin sağlanması için öncelikle iletişim araçlarına yönelik durum tespiti yapar. Acil ve beklenmedik plan sorumlusu,telefon, faks ve elektronik haberleşme sistemini inceler ve hangilerinin çalışır durumda olduğunu belirler. Acil ve beklenmedik plan sorumlusu, müşterilerle iletişime geçmesi için pazarlama ve satış ekibinibilgilendirir.

Pazarlama ve satış ekibi, açık olan iletişim kanalı kullanılarak müşterilere hangi sabit ve/veya mobil telefon numaralarını kullanarak şirkete ve/veya şubeye ulaşabilecekleri bildirilir. Şirketin tüm iletişim kanallarının kapalı olması durumunda müşterilere mobil telefon ile ulaşılır ve kullanılacak mobil iletişim kanalına yönelik bilgilendirme yapılır.

e) Şirket ve Personeliyle Alternatif İletişim Kanallarının Tedariki ve Sürekliliğinin Sağlanması

Acil ve beklenmedik durum Planı’nın içeriği tüm şirket çalışanları ile paylaşılmıştır. Olağanüstü Durum yaşandığında acil ve beklenmedik plan sorumlusu, planı uygulayacak yeterli sayıda ve bilgide personelin hazır bulunması ve planı hayata geçirmesi için harekete geçer.

Acil ve Beklenmedik durum halinde, acil ve beklenmedik plan sorumlusu veya vekili, oluşan durum ile ilgili olarak şirket personeliyle iletişim sağlar. Tüm iletişim kanallarının kapalı olması durumunda şirket personeli alternatif şirket merkezine ulaşımını sağlar.

f)Alternatif Şirket Merkezi

Şirket merkezinin acil ve beklenmedik durumlar sonucu kullanılamaz hale gelmesi durumunda alternatif şirket merkezi olarak İstiklal Mahallesi Yunuseli Bulvarı O1 Blok No:13/1 Downtown Evinn Design Center Osmangazi/ Bursa çalışma alanı kullanılacaktır. Belirtilen yerde iş devamlılığını sağlayacak teknik altyapı hazır bulundurulacaktır.

Şirketin merkez dışı örgütleri için alternatif merkez ise Şirket merkezinin bulunduğu, Uniq İstanbul Huzur Mah.Maslak Ayazağa Cad. No:4/C No:107 34485 Sarıyer / İstanbul adresindeki ofisi belirlenmiştir.

Alternatif şirket merkezinde, yılda bir kez şirket faaliyetlerinin devamını sağlayacak sistemlerin testi gerçekleştirilir.

Ayrıca, portföy yöneticilerinin, evlerinden de finansal piyasaları izleme, emir verme imkanları bulunmaktadır.

g) Acil ve Beklenmedik Durumun, Karşı Tarafa Olası Etkilerinin Değerlendirilmesi

Müşteri varlıkları saklama kuruluşunda saklandığından acil ve beklenmedik durum nedeniyle müşteri varlıklarının zarar görme riski bulunmamaktadır.

Ayrıca acil ve beklenmedik durumun, müşteriye etkilerinin minimum düzeyde olması için müşterilerin ulaşabileceği telefon numaraları şirketin internet sitesinde yayınlanacaktır veya alternatif kanallar yardımıyla şirket müşterilerine ulaştırılacaktır.

Müşteriler, saklama kuruluşları, iş ilişkisinde bulunulan diğer kurumlar ve kamu kurum ve kuruluşlarının olası durumlardan etkilenmemesi için ABDP uygulamasına göre gerekli örgütlenme sağlanmış ve alternatif iletişim kanallarının aktif olmasıhedeflenmiştir.

h) Kurulun Alınan Önlemler Hakkında Bilgilendirilmesi

Acil ve beklenmedik durum halinde süreci koordine etmek üzere acil ve beklenmedik plan sorumlusu belirlenmiştir. Acil ve beklenmedik plan sorumlusu ve/veya vekilinin yokluğu halinde mevcut en üst düzey yöneticinin talimatlarına uyulacaktır.

Acil ve beklenmedik plan sorumlusu, acil ve beklenmedik durum ve buna karşı alınan önlemleri ivedilikle Kurul’a bildirir. Rutin ve zorunlu bildirimler mevcut durum değerlendirmesi sonrası en uygun yöntem kullanılarak yazılı veya sözlü olarak aksamadan süresi içinde yapılacaktır. Bildirimler şirket kayıtlarının yedeklerinin kullanılmasıyla gerçekleştirilecektir.

i)Şirketçe Faaliyete Devam Edilemeyeceği Yönünde Karar Verilmesi Durumunda Müşterilerin Hesaplarına Erişimi ve Söz Konusu Hesapların Başka Şirkete Devri

Şirket yönetim kurulunun, acil ve beklenmedik durum nedeni ile şirketin faaliyetine devam edemeyeceği yönünde karar vermesi durumunda ise müşteriler ve saklama kuruluşları bu durumda bilgilendirilecek ve müşteri talimatları doğrultusunda müşteri varlıklarının transferi sağlanacaktır.

Alınan tüm bu önlemler ve kurulan altyapı sayesinde faaliyetlerimizin devamlılığı planlanmaktadır.

Müşterilere ait varlıklar, Şirketimizden bağımsız olarak Saklama kuruluşunda saklandığından, herhangi bir risk öngörülmemiştir.

7. DIŞARIDAN ALINAN HİZMETLER

Şirket, dışarıdan hizmet alındığında, hizmeti sağlayanın teknik donanımı, altyapısı, mali gücü ve tecrübesiyle ilgili tespitte bulunur ve değerlendirir. Dışarıdan alınan hizmetin kesintiye uğraması veya aksaması durumunda, acil ve beklenmedik plan sorumlusu, hizmeti aldığı kurumdan, kesintinin süresi hakkında detaylı olarak açıklama yapmasını ve kendi acil durum planlarına göre aksiyon almasını bekler.

Yurtdışından alınan hizmetlerin sürekliliği ise, hizmetin alındığı ülkeyi ilgilendiren genel veya spesifik bir riskin varlığı açısından değerlendirilir ve bununla ilgili olarak hizmetin devamlılığı için bu prosedürde belirtilen alternatif şirket merkezinden hizmetin alımı yürütülür.

8. YÜRÜRLÜLÜK

İş bu plan, Yönetim Kurulu’nun onayı tarihi itibariyle yürürlüğe girer, şirket internet sitesinde yayımlanır ve aynı zamanda ilgili personel ile de paylaşılır. Plan, yasal mevzuat ve şirket organizasyonunda meydana gelecek değişiklikler neticesinde güncellenir.